QUY TẮC 80/20

Vilfredo Pareto (1848 – 1923), là một nhà bác học người Ý, những lĩnh vực của ông bao gồm Xã hội học, Kỹ thuật xây dựng, Kinh tế học, Kinh tế Chính trị và Triết học. Ông đã có nhiều đóng góp cho ngành Kinh tế học như việc đưa ra nghiên cứu về phân phối thu nhập và phân tích lựa chọn cá nhân. Quy tắc Pareto (hay còn gọi là quy tắc 80/20) là quy tắc được xây dựng dựa trên sự quan sát và được đặt tên theo họ của ông. Vậy làm như thế nào mà quy tắc này lại có ảnh hưởng rất lớn tới nhiều yếu tố như kinh doanh, thời gian, cuộc sống…?

1. Quy tắc 80/20 là gì?

Vilfredo Pareto – “Cha đẻ” của quy tắc 80/20.

Nếu bạn quen thuộc với ngành Kinh tế học thì chắc bạn sẽ một lần nghe qua câu “80% of value is achieved with the first 20% of effort.” hay còn mang ý nghĩa là 80% kết quả mà bạn nhận được chính là từ 20% nỗ lực ban đầu. Quy tắc 80/20 không phải là một công thức toán học là nó là một quan sát giải thích mối tương quan giữa nỗ lực và kết quả. 80/20 được sử dụng để giúp xác định các công việc có mức độ ưu tiên cao nhất mang lại tác động lớn nhất (20% nỗ lực ban đầu). Khi bạn đã xác định được các công việc có tác động cao, bạn được đảm bảo sẽ tăng năng suất và lợi nhuận của mình (80% kết quả).

2. Trong Kinh Doanh

Trong quy tắc Pareto, khi bạn tập trung 20% vào phần quan trọng nhất thì bạn sẽ nhận được 80% kết quả tốt nhất, nhưng nếu bạn dành hết 80% để làm nhiều phần không quan trọng thì kết quả bạn nhận lại sẽ là 20%. Vì vậy, muốn phát triển doanh nghiệp bạn cần xem xét mô hình của mình cần tập trung vào những gì để có thể phát triển doanh thu. Việc 80% kết quả bán hàng sẽ phụ thuộc vào 20% nhân viên kinh doanh. Vì vậy, hãy tận dụng những kiến thức, kinh nghiệm của bạn biết để giúp 20% người giỏi nhất phát triển kỹ năng đặc biệt của họ hơn nữa và đào tạo 80% còn lại để hoạt động giống như những người đạt thành tích cao nhất của bạn, từ đây họ sẽ đem lại nhiều doanh thu cho doanh nghiệp.

3. Marketing

Quy tắc 80/20 trong thương mại là gì?

Trong marketing, nguyên tắc tương tự có thể được áp dụng để chứng minh rằng các phương pháp tiếp thị sẽ mang lại kết quả tổng thể cho thương hiệu của bạn. Tập trung vào 20% nội dung sẽ đem lại 80% lượt tiếp cận tới khách hàng, bạn sẽ thấy được lợi ích khi nội dung của bạn thu hút được nhiều người quan tâm. Hãy cân nhắc việc ngừng những phương pháp marketing không đem lại hiệu quả cao. Tái tập trung nhiều nỗ lực chăm sóc khách hàng của bạn vào 20% khách hàng hiện tại và khách hàng tiềm năng mới.

4. Hỗ trợ khách hàng

Doanh nghiệp của bạn sẽ phát triển khi có sự đóng góp của khách hàng trong việc thúc đẩy doanh thu và tăng trưởng, vì vậy việc xây dựng chiến lược hỗ trợ khách hàng thực sự hiệu quả là rất quan trọng. Quy tắc 80/20 trong việc hỗ trợ khách hàng quy định rằng 20% danh mục sản phẩm và dịch vụ của bạn chịu trách nhiệm cho 80% sự hài lòng của khách hàng. Hãy tập trung 20% vào ý kiến khách hàng, chắc chắn kết quả đem lại cho bạn sẽ tăng lên tốt hơn. Bạn hãy sử dụng quy tắc 80/20 để xây dựng đội ngũ chăm sóc khách hàng tốt hơn, mạnh mẽ hơn bằng việc xem xét ý kiến của khách hàng về sản phẩm hay hỗ trợ của doanh nghiệp rồi từ đó tăng cường các phương pháp đào tạo và quản lý của bạn cho phù hợp.

5.Trong cuộc sống cá nhân

Quy tắc Pareto trong cuộc sống hàng ngày

Mặc dù quy tắc Pareto được áp dụng nhiều trong kinh tế và kinh doanh nhưng bạn cũng có thể áp dụng nó trong cuộc sống. Khi bạn bắt đầu một công việc mới mà không biết bắt đầu như thế nào thì hãy áp dụng quy tắc này. Phần lớn thời gian trong ngày của chúng ta được tạo nên từ những thói quen và bạn có thể thấy rằng 20% việc cần làm trong cuộc sống mang lại sự đóng góp 80% kết quả năng suất của bạn, cho dù những thói quen và kết quả đó là tốt hay xấu. Vì vậy, khi bạn không làm gì cả thì đương nhiên điều đó sẽ không mang lại hiệu quả gì cho cuộc sống. Bạn hãy tập trung vô thay đổi những điều bạn thấy có khả năng cao nhất đem lại cho bạn kỹ năng hay kinh nghiệm và bỏ những việc làm vô ích.

6.Quản lý thời gian

Quản lý thời gian theo quy tắc 80/20?

Việc áp dụng quy tắc Pareto trong quản lý thời gian không chỉ dừng lại ở năng suất cá nhân mà còn có thể được áp dụng trong môi trường tổ chức. Cách tiếp cận này cho phép phân bổ thời gian và nguồn lực cho các hoạt động mang lại lợi nhuận đáng kể nhất, cuối cùng dẫn đến việc sử dụng thời gian và hiệu quả tổng thể tốt hơn. Quy tắc Pareto có giá trị để tối ưu hóa việc quản lý thời gian và nâng cao năng suất. Các nghiên cứu đã chỉ ra rằng một nhân viên văn phòng trung bình chỉ làm việc hiệu quả vỏn vẹn 2 giờ 53 phút trong một ngày 8 giờ, hiện tượng phân tích quá mức một vấn đề sẽ dẫn đến hiện tượng bị mắc kẹt trong giai đoạn lập kế hoạch trong một thời gian dài mà không thực sự đưa ra được quyết định. Bạn hãy chia thời gian ra và sắp xếp khung giờ cần làm những việc quan trọng trước, cắt bỏ thời gian làm những việc mà ít đem lại giá trị lâu dài, không làm những việc không cần thiết để tránh mất thời gian.

7.Lưa ý

Kết quả lớn từ việc làm nhỏ

Điều quan trọng cần nhớ là quy tắc 80/20 không nhằm mục đích giảm bớt khối lượng công việc của bạn. Quy tắc này giúp bạn làm việc thông minh hơn thay vì cật lực hơn nhưng không có nghĩa bạn sẽ làm việc ít hơn. Thay vào đó, quy tắc Pareto giúp bạn xác định những nhiệm vụ quan trọng nhất, có tác động lớn nhất trong danh sách việc cần làm của bạn. Tuy nhiên, đừng bỏ bê những nhiệm vụ nhỏ, những nhiệm vụ không quan trọng. Cuối cùng, những nhiệm vụ nhỏ đó sẽ trở nên quan trọng nếu bạn để chúng ngồi quá lâu.

Hãy nhớ rằng, con số 20% và 80% không phải là số liệu thống kê chính xác mà chỉ là ước tính và quan sát. Hãy dành thời gian của bạn để thực hiện các nhiệm vụ hoặc làm việc với khách hàng sẽ mang lại kết quả cao nhất. Áp dụng quy tắc Pareto vào nhiều yếu tố trong cuộc sống của bạn sẽ giúp bạn có nhiều khả năng tăng lợi nhuận, kết quả tốt hơn đồng thời cắt giảm thời gian và công sức lãng phí.